Es un hecho que la pandemia está provocando que muchas de las actividades que siempre han podido hacer las organizaciones de forma presencial, se han tenido que suspender en muchos casos, pero en otros, se ha trabajado por transformarlas y digitalizarlas en nuevas formas de llegar a sus públicos. En el post de hoy os queremos dar algunas claves para que tu digitalización de eventos, charlas, formaciones, ponencias, etc. puedan salir, no solo airosas de la situación actual, sino fortalecidas y siendo una nueva forma en tu organización de llegar y de contar historias.
De que hablamos...
No valen las mismas reglas
Si tenías diseñado un programa para tu evento presencial en un hotel de Guadalajara, con horarios de intervenciones, descansos, comidas y networking, no podrás usarlo tal cual sí lo vas a hacer finalmente en digital. La razón principal, es que los tiempos en una intervención online deben ser más cortos, más amenos para que tu público no salga de la sesión o se ponga a mirar otra ventana de su ordenador. Para atraer la atención debemos trabajar con otras reglas, con otros parámetros. Jornadas de más de 3 horas es jugársela mucho, y es preferible que si tu evento era una formación presencial 2 días de 8 horas, lo pases a online a 8 días de 2 horas.
Un buen dinamizador o dinamizadora es clave
En un evento presencial es clave tener alguien que dinamice y modere las intervenciones, que entre medias pueda dar vida al evento, animar a la participación, gestionar los tiempos, etc. Pues bien, en digital es aún más crítico, ya que debemos lograr tener activos a los/las participantes desde sus móviles, ordenadores o tablets durante X horas.
Cuidado con los y las ponentes que se alargan
Ya es una tarea complicada e incómoda la de tener que «cortar» la intervención de un/una gurú o experto/a en una materia que está dando su charla en un salón de actos frente a cientos de personas. Es una tarea complicada, pero que en digital se hace más difícil, ya que no hay espacio para hacer señas o muecas a la persona que está concentrada explicando su power point en un foro de Zoom.
La solución, trabajar con las personas que vayan a intervenir previamente, decirles los tiempos máximos que tienen y que se deberán adecuar a ellos para poder seguir con el evento online. Y por supuesto, tener un moderador que pueda intervenir si es necesario.
El networking no desaparece
Parece que solo es posible intercambiar tarjetas en un evento presencial, que solo puedes charlar con la persona que hizo la mejor presentación de la gala en la pausa-café. Pues no es así, en digital ya existen multitud de formas de lograr hacer un networking muy bueno. ¿Cómo? Por ejemplo, haciendo salas online de aforo pequeño específicas por temáticas, en las que las personas pueden hablar de cosas concretas con personas interesadas en lo mismo.
Estas salas se pueden habilitar entre medias de las ponencias o al final de la jornada. En ellas puedes intercambiar presentaciones de empresa, tu contacto de linkedin o el teléfono. Si termina el dichoso COVID incluso puede que podáis proponer quedar otro día en una cita presencial en la cafetería del centro.
Cuidadín con las inscripciones al evento
En presencial, por regla general, suele haber un porcentaje mayor de personas inscritas que terminan participando en el evento. Por nuestra experiencia, suele rondar el 40-50% en online frente al 60-70% en eventos físicos. ¿Por qué ocurre esto? Hay teorías, pero entendemos que en los eventos online, al ser desde casa (y normalmente gratuitos) tu grado de compromiso baja. Además, suele darse la posibilidad de ver luego la grabación y no perderte esa intervención que querías ver. Otra cosa que pasa es que como participante eres más anónimo/a, te escondes tras un micro y una cámara que puedes desconectar y por tanto salir y entrar sin mucho apuro. Sobre todo en eventos grandes.
La parte técnica es importante, pero no lo más
Por nuestra experiencia, tener una buena estrategia de evento online creada, con un buen programa, intervenciones dinámicas y tiempos ajustados va a lograr el éxito. Todo ello claro está sin que fallen cámaras y micros. Pero es cierto que hay tantas opciones para montar tu evento que es raro que no salga bien a nivel técnico. Es importante cuidarlo, como todos los detalles, pero tampoco hay que obsesionarse con ello. ¿Qué herramientas uso para mi evento? Pues es que depende mucho del tipo, no es lo mismo si quieres hacer un webinar para 20 personas que puedes usar Zoom o similares, que montar un evento grande con zona de stands y seminarios, que precisaras de aplicaciones con avatares, zonas en 3D, etc.
Estas son algunas claves, hay más seguro. Si quieres dejar algunas chulas que conozcas en comentarios, serán bienvenidas. Nosotros, desde Verdes Digitales, agencia especializada en eventos relacionados con lo social y lo ambiental estamos acostumbrados, desde mucho antes de la pandemia, a realizar eventos de todo tipo, presenciales y online, adecuándonos a los recursos disponibles y ofreciendo las mejores alternativas existentes.
